總體要求——《征求意見稿》卓絕章闡明了本辦法的制定依據(jù)、適用范圍和規(guī)范對象,并對會計師事務(wù)所的審計檔案管理提出了總體要求,主要包括三方面:一是建立健全有效的審計檔案管理制度,確保審計檔案的真實、完整、有效和安全;二是規(guī)定事務(wù)所應(yīng)當(dāng)指定適當(dāng)人員分管審計檔案工作,并對檔案管理經(jīng)辦人員提出了任職要求;三是明確審計檔案由事務(wù)所總所和分所分別集中管理,并接受所在地省級財政部門、檔案行政管理部門和注冊會計師協(xié)會的監(jiān)督和指導(dǎo)。

歸檔與保管——《征求意見稿》第二章主要對審計檔案的歸檔與保管作出了規(guī)定:一是會計師事務(wù)所應(yīng)當(dāng)將審計業(yè)務(wù)資料及時歸檔并明確審計檔案的歸檔要求。二是強調(diào)不得任意刪改審計檔案,對符合規(guī)定的審計檔案變動應(yīng)履行必要程序并保持完整記錄。三是對審計檔案的保管條件作出規(guī)范,提出可委托檔案中介服務(wù)機構(gòu)代管。四是允許會計師事務(wù)所按照法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準(zhǔn)則規(guī)定,結(jié)合自身實際需要確定審計檔案的保管期限。五是建立健全檔案利用制度,明確檔案管理人員的職責(zé),規(guī)范檔案管理人員的行為。

移交與代管——《征求意見稿》第三章主要對會計師事務(wù)所合并、分立、終止時,審計檔案的移交與代管作出了規(guī)范。主要包括:一是事務(wù)所合并的,審計檔案由合并后的會計師事務(wù)所統(tǒng)一保管。二是事務(wù)所分立的,應(yīng)根據(jù)原會計師事務(wù)所是否存續(xù)分別處理審計檔案的移交與管理。三是事務(wù)所因解散、依法被撤銷、被宣告破產(chǎn)等原因終止的,其審計檔案應(yīng)經(jīng)合伙人會議(股東會)決議移交綜合檔案館保管或委托檔案中介服務(wù)機構(gòu),并報省級財政部門備案。

信息化管理——《征求意見稿》第四章規(guī)范了電子審計檔案的管理:一是強調(diào)會計師事務(wù)所應(yīng)當(dāng)遵循電子文件的形成、保管和利用規(guī)律,加強全過程統(tǒng)一、規(guī)范管理,確保電子審計檔案的真實、完整、可用和安全。二是要求會計師事務(wù)所按照國家有關(guān)電子文件的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)對電子審計檔案進行存儲、歸檔和管理,并建立電子備份管理制度。三是要求會計師事務(wù)所加強信息化建設(shè),運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段提高審計檔案管理水平和利用效能。

保密、鑒定與銷毀——《征求意見稿》第五章對審計檔案的保密、鑒定與銷毀進行了規(guī)范。在保密方面,《征求意見稿》強調(diào)了事務(wù)所的保密義務(wù),并對依法依規(guī)查閱事務(wù)所審計檔案提出程序性要求。同時,強調(diào)了事務(wù)所從事境外發(fā)行證券與上市審計業(yè)務(wù)的檔案管理和保密責(zé)任,跨境監(jiān)管合作中有關(guān)審計檔案的提供應(yīng)按照財政部與境外監(jiān)管機構(gòu)簽署的合作協(xié)議或備忘錄的約定執(zhí)行。在鑒定與銷毀方面,一是要求事務(wù)所定期開展鑒定工作,仍需保存的審計檔案應(yīng)重新確定保管期限,不再具有保存價值的審計檔案應(yīng)按程序報批后銷毀。二是銷毀審計檔案應(yīng)由事務(wù)所檔案管理部門和審計業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷,并對電子審計檔案的銷毀作出規(guī)范。三是要求事務(wù)所永久保存檔案銷毀決議和銷毀清冊。

監(jiān)督管理——《征求意見稿》第六章對會計師事務(wù)所審計檔案管理制定了監(jiān)督管理措施,主要包括:會計師事務(wù)所從業(yè)人員轉(zhuǎn)所的,不得將屬于原所的審計業(yè)務(wù)資料帶至新所;禁止損毀、篡改、偽造審計檔案,禁止將審計檔案據(jù)為己有或委托個人私存、私放審計檔案。會計師事務(wù)所審計檔案管理不符合本辦法規(guī)定的,由省級以上財政部門責(zé)令限期改正。逾期不改的,由省級以上財政部門予以通報批評并列為重點監(jiān)管對象。會計師事務(wù)所審計檔案管理違反國家檔案管理規(guī)定的,由檔案行政管理部門依法處理。會計師事務(wù)所審計檔案管理違反國家保密規(guī)定的,移交保密行政管理部門依法處理。

附則——《征求意見稿》第七章主要對會計師事務(wù)所其他業(yè)務(wù)檔案的管理提出了參照執(zhí)行要求,并規(guī)定了本辦法的施行日期。