作者：黃得承，寶智堅思管理咨詢有限公司行政總裁

摘要：本文從地鐵項目范圍管理反面入手，論述了“范圍問題”對項目的工期、成本和質(zhì)量是造成的不利影響。通過選用港鐵公司在項目范圍管理中更具有代表性的“接口和協(xié)調(diào)管理”進行五大理念和功能深刻而清晰的闡述，希望國內(nèi)的地鐵建設(shè)管理單位能從中借鑒港鐵經(jīng)驗，跨越式地提升項目范圍管理水平

關(guān)鍵詞： 地鐵項目范圍管理；港鐵；接口管理；項目管理信息平臺

何謂地鐵項目范圍管理?? ? ?地鐵工程項目范圍管理，就是讓地鐵公司更好地把握項目需要做哪些工作和由誰來做，從而成功地達到項目目標(biāo)的管理過程。也就是對地鐵項目應(yīng)完成的全過程全部子項目、標(biāo)段、合同、工作、任務(wù)、活動等進行范圍定義、范圍確認(rèn)和范圍的變更控制。

? ? ?由于項目具有一次性的特點，范圍管理無疑是地鐵項目實施和管理的更更基礎(chǔ)性的工作和基本條件。項目管理若然不談范圍，那么工期、成本和質(zhì)量等等也就無從談起了。假如地鐵公司對項目(工作或任務(wù))范圍意識不足或概念不清，其項目必然在不同程度上發(fā)生混亂無序、分歧百出、扯皮不斷、過程失控，更終導(dǎo)致地鐵工程不盡人意甚至嚴(yán)重的損失。

三個和尚沒水喝的范圍問題
? ? ?作為集各門類技術(shù)大成的軌道交通系統(tǒng)，每一條線路都是幾十個子系統(tǒng)集成的系統(tǒng)工程，各項目系統(tǒng)內(nèi)部、系統(tǒng)之間存在大量接口。如機電系統(tǒng)，除專業(yè)間存在大量接口關(guān)系，機電系統(tǒng)還在線路、行車、軌道、建筑及裝修等非機電系統(tǒng)存在大量的接口工作，專業(yè)種類、繁多涉及面廣、而且相互交錯、依從制約。

圖1 土建、裝修和機電設(shè)備接口關(guān)系示意圖

? ? ?有一句老話，叫“一個和尚挑水喝，兩個和尚抬水喝，三個和尚沒水喝”，套用在地鐵工程項目范圍管理也很合適。工程項目中一份合約內(nèi)的工作范圍容易說清楚，一般沒什么好爭議。但隨著合約數(shù)量越來越多，合約之間的范圍界限就越來越說不清楚，導(dǎo)致有些接口上的工作就沒有人負(fù)責(zé)。

? ? ?表面上看，項目需要做哪些工作，這在方案設(shè)計及初步設(shè)計階段已基本界定，例如線路選擇、站位及出口選擇、區(qū)間、車站設(shè)計、土建方案、機電系統(tǒng)方案、動拆遷方案等，也同時會確定整項工程的合約策略及每個合約范圍，明確哪些工作由誰來做之后即可進行采購和招標(biāo)。

? ? ?范圍界定不清的問題卻往往隱藏于千頭萬緒的接口細(xì)節(jié)中。雖然范圍管理問題的暴露大多在工程實施的中、后期，但其實隱患早已在設(shè)計階段埋下。例如在各設(shè)計階段，由于提交資料不完整，數(shù)據(jù)審核不嚴(yán)謹(jǐn)，或設(shè)計能力不強、跨專業(yè)溝通不到位，從而導(dǎo)致設(shè)計文件中涉及不同系統(tǒng)和專業(yè)接口出現(xiàn)差錯或不明確，假如沒有及時得到糾正，到了后期的施工階段就會不斷冒出各種各樣“范圍問題”來，這對項目的工期、成本和質(zhì)量是非常不利的。

聚焦地鐵工程中的接口管理
? ? ?在“港鐵”針對不同項目管理功能的程序中，能體現(xiàn)項目范圍管理的“機制”可說是俯拾皆是，例如在設(shè)計過程中進行一系列的“設(shè)計審閱”、“設(shè)計凍結(jié)”……這當(dāng)中，有關(guān)于各類接口與協(xié)調(diào)管理的程序更具參考價值。

? ? ?“港鐵”對接口管理的定義是什么？首先，接口管理不是獨立的，也不是一次性的，它貫穿于設(shè)計、施工、安裝和調(diào)試等各階段。更重要是，沒有專門的合約、承包商、施工監(jiān)理、項目管理人員來管理接口問題。相反，接口管理是牽連所有合約、承包商等單位。簡而言之“接口管理，人人有責(zé)”。

? ? ?筆者根據(jù)“理念圓環(huán)”解密港鐵的接口管理，主要以“港鐵”的《土建與機電施工協(xié)調(diào)管理程序》(以下簡稱《協(xié)調(diào)程序》)為切入點 ，看看如何體現(xiàn)流程、計劃、控制、溝通和信息等五大管理理念。因為本文篇幅所限，僅從眾多典范中選取以下5個例子來逐一說明：
? ? ?流程理念: 土建與機電施工協(xié)調(diào)管理程序
? ? ?計劃理念: 特定設(shè)計接口管理工具及手段
? ? ?控制理念: 機電承包商三級現(xiàn)場聯(lián)合檢查
? ? ?溝通理念: 組織召開承包商溝通協(xié)調(diào)會議
? ? ?信息理念: 借助于建設(shè)項目管理信息平臺

土建與機電施工協(xié)調(diào)管理程序
? ? ?“港鐵”針對關(guān)鍵的接口管理流程而制定的《協(xié)調(diào)程序》有明確目的，就是要建立一個土建(包括裝修)與機電施工協(xié)調(diào)管理流程，明確機電承包商在進場前檢查土建預(yù)留及進場后施工協(xié)調(diào)的工作程序。內(nèi)容包括接口管理中的角色與職責(zé)描述、流程圖、流程步驟說明、相關(guān)文件記錄格式等。

土建接口檢查流程步驟說明：
? ? ?1. 計劃部發(fā)報各機電承包商在各土建工作現(xiàn)場進場時程計劃。
? ? ?2. 土建承包商及土建監(jiān)理報告確認(rèn)進場前所需準(zhǔn)備工作，所有預(yù)留孔洞及預(yù)埋件等均已按施工圖要求施工完成,完成進場條件。
? ? ?3. 各機電承包商到現(xiàn)場檢查土建接口（土建承包商/土建監(jiān)理現(xiàn)場協(xié)助）。
? ? ?4. 各機電承包商檢查結(jié)果匯總至軌道部樓宇項目工程師。
? ? ?5. 軌道部將匯總意見分發(fā)給設(shè)計部、建造部、機電承包商、機電監(jiān)理，建造部轉(zhuǎn)發(fā)給土建承包商、土建監(jiān)理，設(shè)計部轉(zhuǎn)發(fā)給設(shè)計總體單位。
? ? ?6. 建造部組織召開機電/土建接口協(xié)調(diào)會，確認(rèn)解決方案和所需整改時間。
? ? ?7. 建造部負(fù)責(zé)要求土建承包商就各土建問題在協(xié)商時間內(nèi)進行整改；設(shè)計部負(fù)責(zé)跟蹤設(shè)計總體單位及設(shè)計分包單位就各設(shè)計問題按時提供圖紙修訂單。
? ? ?8. 土建整改后由土建監(jiān)理確認(rèn)整改完成。
? ? ?9. 機電承包商確認(rèn)整改完成，正式進場。

特定設(shè)計接口管理工具及手段
? ? ?為了預(yù)先做好項目接口管理計劃，盡量消除范圍遺漏或偏差的隱患，“港鐵”在設(shè)計階段除了制作一般的圖紙及技術(shù)規(guī)范書以外，還會制定和采用一些特定的接口管理工具及手段，例如：接口矩陣表（表1）、接口資料表（表2）、功能接口表、接口原則表、接口分工示意、圖機電留孔圖、綜合管線圖、設(shè)備運輸圖、吊頂圖等。

? ? ?在表1中，橫向和縱向的項目欄分別按順序標(biāo)記所有標(biāo)段合同和專業(yè)系統(tǒng)的名稱，表的左上角與右下角沿對角線完全對稱。選擇縱向項目欄中的一個系統(tǒng)，從左向右逐個檢查，找出與它有關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)，在交叉點上標(biāo)識出是否有接口需求，用以下符號（見表1-圖例）表示： ?

? ? ?在表2中，將接口內(nèi)容細(xì)化到每一份合同相關(guān)的每個接口，包括接口名稱、專有編碼，由誰提供或提供給誰，接口數(shù)量、尺寸、用途、類型/規(guī)格、位置等。

機電承包商三級現(xiàn)場聯(lián)合檢查
? ? ?有計劃就會有變化，“港鐵”如何動態(tài)控制各承包商按既定的接口范圍計劃、標(biāo)準(zhǔn)和方法進行？為確保土建承包商在機電進場前，按實際需要完成所有預(yù)留孔洞及預(yù)埋件，“港鐵”會通知機電承包商將對現(xiàn)場進行“三級聯(lián)合檢查”。聯(lián)合檢查由“港鐵”軌道部項目工程師組織，建造部項目工程師參與，相關(guān)承包商及監(jiān)理參加。

卓絕級：機電進場前6 周的檢查
? ? ?機電承包商根據(jù)機電施工圖，核對土建承包商在進場預(yù)留之孔洞及預(yù)埋件是否符合機電施工要求，各機電承包商將檢查結(jié)果匯總至軌道部項目工程師。軌道部將匯總意見分發(fā)設(shè)計部、建造部、機電承包商、機電監(jiān)理，建造部部轉(zhuǎn)發(fā)土建承包商、土建監(jiān)理。設(shè)計部轉(zhuǎn)發(fā)設(shè)計單位。土建承包商根據(jù)檢查結(jié)果須于指定時間內(nèi)完成相關(guān)整改，若在設(shè)計上有新的變更，設(shè)計部須指示設(shè)計單位于指定時間內(nèi)以設(shè)計變更的形式發(fā)出新的變更圖紙予土建承包商整改。

第二級：進場前2 周的檢查
? ? ?根據(jù)卓絕級現(xiàn)場檢查結(jié)果，檢查土建承包商整改的情況，若有不合格之處，須指示土建承包商于指定時間內(nèi)進行整改，直至符合要求。

第三級：進場檢查
? ? ?主要對重點部位進行再一次檢查，保證機電順利進場，檢查須作記錄，避免進場時不必要的爭論，并做好檢查記錄。

組織召開承包商溝通協(xié)調(diào)會議
? ? ?當(dāng)車站結(jié)構(gòu)基本完成，裝修及各機電系統(tǒng)承包商將陸續(xù)進場施工，形成同一車站內(nèi)有多個承包商同時施工的情況，難免出現(xiàn)工作范圍接口上的矛盾?！案坭F”會建立各參與方的聯(lián)絡(luò)制度和必要的會議制度，做到信息溝通暢通，協(xié)調(diào)高效及時，讓各承包商在互相配合情況下施工。正如《協(xié)調(diào)程序》明確規(guī)定，組織召開以下承包商協(xié)調(diào)會議：

施工協(xié)調(diào)會?? ? ?按地理分布將一條地鐵線劃分為幾個區(qū)段，各區(qū)段每兩周召開施工協(xié)調(diào)會議一次，會議目的包括：為土建、裝修及機電承包商提供正式溝通渠道；討論區(qū)段內(nèi)各車站土建、裝修及機電安裝進度、及中短期內(nèi)各專業(yè)的施工范圍和需其他專業(yè)協(xié)調(diào)事項；討論各機電系統(tǒng)協(xié)調(diào)事項（如臨水臨電、預(yù)埋件、預(yù)留空洞、設(shè)備運送、房間移交等）。會議中，土建與裝修承包商須提供未來4 周的施工計劃，簡述車站內(nèi)各施工范圍的情況，土建承包商收集各施工單位作業(yè)區(qū)要求，討論并確定各施工范圍內(nèi)各承包商的施工程序，供機電項目工程師與土建項目工程師確認(rèn)。

個別合約之間協(xié)調(diào)會
? ? ?土建/機電合約之間或機電/機電合約之間的協(xié)調(diào)會在各機電合約批出后立即開展，以設(shè)計聯(lián)絡(luò)的方式提出對土建或其他機電專業(yè)的要求，確定各項接口細(xì)節(jié)。設(shè)計院將按承包商的要求更新施工圖紙。當(dāng)各機電承包商陸續(xù)進場后，協(xié)調(diào)會的重點將轉(zhuǎn)移到工地協(xié)調(diào)細(xì)節(jié)，完善施工圖紙不足之處，遇設(shè)計資料不全時要求設(shè)計院補充/修改。

現(xiàn)場協(xié)調(diào)會
? ? ?所有施工圖紙未有或不能清楚描述的土建/裝修/機電接口細(xì)節(jié)，都需通過現(xiàn)場協(xié)調(diào)會解決。在不影響原來設(shè)計要求的前提下，適當(dāng)調(diào)整以確保施工能繼續(xù)進行。土建及機電項目工程師須經(jīng)常巡視現(xiàn)場，了解土建/裝修/機電施工安裝施工情況，對管線密集或施工困難地方，及早召集相關(guān)人員至現(xiàn)場協(xié)調(diào)，制定施工工序，確保施工能順利進行。

借助于建設(shè)項目管理信息平臺
? ? ?“港鐵”知道要管理好地鐵工程項目范圍，包括按照前面所述的規(guī)范模式管理接口流程、計劃、控制和溝通，有必要借助信息化手段。這樣可以集中管理項目實施過程中的各方產(chǎn)生和需求的信息，從而為項目參與各方提供一個高效的信息交流和協(xié)同工作的環(huán)境。各參建單位在統(tǒng)一的接口信息溝通平臺上交流接口信息，大大縮短了各參建單位在空間和時間上的距離，避免由于接口信息溝通不暢而造成的項目范圍風(fēng)險。

? ? ?針對接口管理，建設(shè)項目管理信息平臺需提供如下的功能：

? ? ?文檔管理：一方面記錄項目過程中跨組織單位之間的正式溝通，例如：有關(guān)接口信息的收發(fā)文、聯(lián)系單等；另一方面集中儲存各工程師因應(yīng)工作需要而產(chǎn)生的各種電子文件，從而對它進行版本控制，例如：用Excel編制的接口矩陣表、系統(tǒng)接口資料表等。

? ? ?設(shè)計管理：要統(tǒng)一管理圖紙評審單和圖紙分發(fā)單，簡化項目過程中煩雜的圖紙?zhí)峤?、登記、審批、修訂、分發(fā)等協(xié)同工作，更要讓各參與方能輕松地從設(shè)計圖紙和技術(shù)規(guī)格書中及時獲取準(zhǔn)確的接口信息，保證項目的順利完成。

? ? ?會議管理：要將大量承包商協(xié)調(diào)會議上分配的工作事項用數(shù)據(jù)化來紀(jì)錄，方便跟蹤會議上所分配給項目成員的工作、并在下次會議上對照會議事項，檢查接口工作結(jié)果。可有助加強各參與方對會議決策的承諾，提升會議的價值。

? ? ?合同管理：要讓每份合同簽訂前能進行更有效的協(xié)同溝通，特別是經(jīng)各部門和單位的審閱批核，確保已規(guī)定了在接口處承包方在工作內(nèi)容、施工順序、工作面的交接，以及技術(shù)、組織上的協(xié)調(diào)等方面的責(zé)任。

? ? ?進度管理：要讓計劃部編制主要土建、機電工程的接口節(jié)點摘要，列明每個合約所有重要接口的節(jié)點和交付成果，以及各機電承包商在各土建工作現(xiàn)場進場時程計劃；更要讓各參與方可以輕松進行反饋和調(diào)整，推動各參建單位落實接口進度跟蹤。

值得業(yè)界借鑒的項目范圍管理
? ? ?實踐證明，項目范圍管理是項目管理的根基，也歷來是比較薄弱的環(huán)節(jié)，地鐵建設(shè)項目的基本特性則使此類范圍風(fēng)險（特別是接口管理）較一般項目更大。

? ? ?國內(nèi)地鐵公司可以借鑒“港鐵”科學(xué)務(wù)實的范圍管理流程制度、動態(tài)細(xì)致的計劃與控制、主動式的溝通方法和措施，實現(xiàn)在設(shè)計初期、設(shè)計管理過程中能有序、有效地解決項目范圍和接口分工上的分歧和爭議，遇到問題也有章可循，有據(jù)可依。

? ? ?筆者明白對一些地鐵建設(shè)管理單位來說，跨越式地提升項目范圍管理水平，需要一定的時間，也有一定的難度。但若能借助信息化手段，加上套用適合自身的標(biāo)桿流程，相信可以把這變革的時間縮短、難度降低。

下期預(yù)告
《解密港鐵》專題系列已在《軌道交通》雜志上從第61期開始陸續(xù)進行發(fā)表，共分六期陸續(xù)刊登，本篇是專題的第二篇。下期將進一步解密港鐵如何管理地鐵建設(shè)項目的成本，項目成本管理的“五大理念”又如何在港鐵項目管理“機制”中充分體現(xiàn)。（本條咨詢摘自安徽省教育招生信息網(wǎng)）