8WaysToSaveTime

Youcan'tchangethenumberofhoursinaday,butyoucanfillthemmoreefficiently,withlessstressandmentaleffort.You'velikelyheardthisbefore,andperhapsyourpasteffortsattimemanagementhavebeen,well,awasteoftime.Butmostpeople'sattemptstoincreaseproductivitygetderailedbytwovirtuesofmodernliving:technologyandoptions.

一天有多少個(gè)小時(shí)，你改變不了。可是，你可以更輕松有效地度過(guò)這段時(shí)間。很可能你之前聽(tīng)說(shuō)過(guò)，也曾浪費(fèi)時(shí)間在時(shí)間管理上的。但是，因?yàn)楝F(xiàn)代生活帶來(lái)的科技和選擇兩大便利，大多數(shù)人想要提高效率的各種嘗試都偏軌了。

Today'sonslaughtoftech--smartphones,iPads,searchengines,socialmedia--isfragmentingourattentionspans,gummingourmentalgearswithuselessfacts,andturningusintosurface-levelthinkers.Atthesametime,allthemunicationchoiceswehavetoday--email,IM,text,SkypeorGmailchat--arethwartingefficiency.

今日的科技沖擊——智能手機(jī)，蘋(píng)果平板，搜索引擎，社交媒體——正在分散我們的注意廣度，用無(wú)用的事實(shí)影響我們的心理裝備，與此同時(shí)將我們變成膚淺的思考者。同時(shí)，所有可用的交流方式——郵件，實(shí)時(shí)通訊，短信，網(wǎng)絡(luò)電話或者谷歌聊天——都在阻礙效率。

Butwedon'thavetogiveuptechnologytoregaincontrol."Youneedtosetexpectationsofyourselfandotherpeople,"saysDanielMarkovitz,abloggerontimemanagementfortheHarvardBusinessReview."Youneedtosay,'Here'stheBatPhonenumber.Useitifthere'sanemergency.Otherwise,leavemealonetodomyjob.'"Here,eightwaystomanagetime.

但是，我們不用放棄科技去重掌時(shí)間。“你需要給自己和他人定好期望，”為《哈佛商業(yè)評(píng)論》寫(xiě)關(guān)于時(shí)間管理博文的丹尼爾·馬科維茨講道。你需要說(shuō)清楚，“這是私人電話號(hào)碼。有緊急事情可以打。否則，不要打擾我工作。”以下是八種時(shí)間管理的方式。

1.Finishsimpletasks

1.完成簡(jiǎn)單的任務(wù)

Alwayspleteeasytasks,likereadingamemo--neverswitchbetweensmallprojects."Themindholdsonlyaboutsevenpiecesofinformationatatime,"saysCarnegieMellonpsychologistDavidCreswell."Ifyouswitchtoothertasks,thosepiecesofinformationgetscrambledandneedtoberelearned.It'sapletetimewaster."Bottomline:Don'ttrytodotwosimpletasksatonce.

記得完成簡(jiǎn)單的任務(wù)，比如讀便箋——絕對(duì)不要在簡(jiǎn)單的任務(wù)之間切換。“大腦一次最多可以保存七條信息，”卡耐基梅隆大學(xué)的心理學(xué)家大衛(wèi)·克雷斯韋爾講道。“如果你轉(zhuǎn)而去做其他，這些已有信息被擾亂，就需要重新獲取了。這純屬浪費(fèi)時(shí)間?！钡拙€是：不要試著一次去完成兩項(xiàng)簡(jiǎn)單的任務(wù)。

2.Breakupplextasks

2.分解復(fù)雜的任務(wù)

Complextaskslikebuildingabudgetdifferfromsimpleones:Youcanpletethemmorequicklyandefficientlybybreakingthemup.Creswellfoundpeoplewhohadtopletechallengingtasksdidsomoreeffectivelywhentheytookatwo-minutebreakandworkedonsomethingpletelydifferent--forexample,doingacrosswordwhentryingtofinishyourtaxes.

諸如做預(yù)算這樣的復(fù)雜任務(wù)和簡(jiǎn)單任務(wù)不同：分解后，你可以更快速有效地完成?？死姿鬼f爾發(fā)現(xiàn)當(dāng)人們花兩分鐘時(shí)間的中斷時(shí)間去做完全不同的事情時(shí)，可以更高效地完成挑戰(zhàn)性的工作——比如，在結(jié)算稅務(wù)的間歇做做填字游戲。

"Yourbrainisunconsciouslyprocessinginformationduringdistractortasks,anditdoesabetterjob,"Creswellsays."Evenatwo-minuteperiodofcheckingemailcanhaveabeneficialeffect."Butnotehe'snotadvisingmultitaskinghere--alwayslearnthecontoursofaproblemthoroughlybeforedistractingyourselfwithamenialtaskforafewminutes.Also,choosesomethingpletelydifferentfromyourmainproject."Themoredistinctitis,thebetter,"hesays.

“當(dāng)你轉(zhuǎn)移注意力時(shí)，大腦在不知不覺(jué)地處理信息，而且這樣的效果更好，”克雷斯韋爾講道。“即使只是花兩分鐘去查郵件也很有益?！钡亲⒁馑皇翘岢瑫r(shí)處理多項(xiàng)任務(wù)——在用小事轉(zhuǎn)移注意力之前，總要先徹底弄懂大問(wèn)題的概要。同時(shí)，選和你的主要項(xiàng)目完全不同的事情來(lái)做。“越不同越好，”他講道。

3.Buildwillpower

3.培養(yǎng)意志力

Willpoweriskeytoefficiency--andjustlikethemusclesinyourbody,ifyouexerciseitmorefrequently,youcanimproveit.

意志力是高效的關(guān)鍵——就如你身體的肌肉一樣，鍛煉越多，越能提升。

FloridaStateUniversitypsychologistRoyBaumeisterfoundthatmakingpeopleperformsimplewillpowerexercises--likeusingtheirnondominanthandtoopendoorsorbrushtheirteeth--strengthenedtheirfocusduringmoreimportanttasks.

弗羅里達(dá)州立大學(xué)的心理學(xué)家羅伊·鮑邁斯特發(fā)現(xiàn)，讓人們做簡(jiǎn)單的意志力練習(xí)——比如用不慣用的手去開(kāi)門或者刷牙——能讓他們?cè)谧鲋匾蝿?wù)時(shí)加強(qiáng)注意力。

"Whenyoupracticeoverridinghabitualways,youareexertingdeliberatecontroloveryouractions,"saysBaumeister."Ifyoucangetpeopletodowillpowerexerciseslikethese,itwillimprovehowwelltheymanagetheirtimeandhelpthemdevelopthewillpowertomakebetterdecisions."Honeyourwillpowerbybreakingaroutinelikedrivingthesamewaytoworkorbygivingupabadhabitlikejunkfoodforaweek.

“當(dāng)你練習(xí)戰(zhàn)勝慣常方式時(shí)，你在特意地控制自己的行為，”鮑邁斯特講道?！白鲞@些意志力練習(xí)會(huì)幫助人們提高時(shí)間管理的能力，同時(shí)鍛煉他們的意志力從而做出更好的決定?！贝蚱瞥Ｒ?guī)的習(xí)慣——比如每天開(kāi)同樣的路回家，或者堅(jiān)持一星期放棄壞習(xí)慣——比如垃圾食品，能幫助你培養(yǎng)意志力。

Willpowergetsdepletedwhenyouuseittoomuch--whichiswhyjudgesandsurgeons,whomakedecisionsallday,begintomakegenericorunderinformedoneslateron.Avoidmakingmajordecisionsafteraseriesofhardchoices.Whenpossible,makethetoughestdecisionswhenyourwillpowerisstrongest--inthemorningformost,saysBaumeister.Youcanidentifythistimebyexperience,hesays.Areyoumorelikelytoforgoaworkoutinthemorningorafternoon?Doyougetmoredoneatworkwhenyoufirstgetinorbeforeyouleave?

意志力，用太多就少了——這就是為何整日做決定的法官和外科醫(yī)生，時(shí)間久了會(huì)開(kāi)始做泛泛的、信息不足的決定。避免在一系列艱難的抉擇之后做任何重大決定?？赡艿脑挘谝庵玖ψ顝?qiáng)的時(shí)候做最艱難的決定——對(duì)大多數(shù)人而言是早晨，鮑邁斯特講道。你可以通過(guò)練習(xí)找出這個(gè)時(shí)間，他說(shuō)。你更可能在早晨還是下午取消健身計(jì)劃?你會(huì)在剛到公司時(shí)還是下班離開(kāi)前做更多的工作?

4.DevelopGooglediscipline

4.限制網(wǎng)上搜索

Gorgingonallthedataavailabletodayhasmadeusanationofdistractedthinkers.Howmanytimeshaveyousearchedforanansweronlineonlytofindyourselfwanderingthroughahyperlinkforest,gobblingupfactoids,switchingfromLinkedIntoFacebooktoemail?

現(xiàn)今，吞食所有可用信息讓我們的國(guó)家充斥著注意力渙散的思考者。有多少次，你在網(wǎng)上搜尋答案，最終卻發(fā)現(xiàn)自己被淹沒(méi)在超鏈接的森林里，風(fēng)卷殘?jiān)瓢懵赃^(guò)各種說(shuō)法，從“領(lǐng)英網(wǎng)”調(diào)到“臉譜網(wǎng)”，再跳去郵箱?

ResearchshowswhenpeoplelookforananswerontheWeb,theyvisittoomanysiteswhenonlyoneortwowoulddo.Limityoursearchingtowhatyouneedforaproject.Wheneverpossible,turnoffallothertechnology,likeemailandyourphone,whenpletingaprojectonyourputer.

研究顯示，在網(wǎng)上搜尋答案時(shí)，事實(shí)上只有一兩個(gè)網(wǎng)站就可以提供解答，而人們往往會(huì)去瀏覽很多網(wǎng)站。在項(xiàng)目工作中，限制自己的搜尋在需要范圍內(nèi)。用電腦做項(xiàng)目時(shí)，可能的時(shí)候，關(guān)掉諸如郵箱和電話的其他所有高科技。

5.Keepacalendar,notato-dolist

5.安排日程表，而不是待辦清單

To-dolistsareineffectivebecausetheylackcontext:Researchshowspeopleleavethemostdifficulttasksundoneattheendoftheday.Instead,Markovitzadviseslayingoutblocksoftimeforeachtask."Itellpeopletohaveahealthyrelationshipwiththeircalendars,"hesays."Howcanyouprioritizeifyoudon'tknowhowmuchtimeyouhave?Youneedtomakemindfuldecisionsaboutthefiniteamountoftimeyouhavetowork."Blockingouttimeprovidesstructureandgivesyoumicro-deadlinestopletetasks.Leaveafewemptyspacesforinevitablecrisesandinterruptions,andtomakeroomfortasksthatmaytakelonger.

待辦清單缺乏內(nèi)容，因?yàn)椴皇呛苡行В貉芯勘砻饕惶旖Y(jié)束的時(shí)候，人們最難的任務(wù)往往還沒(méi)做。與此相對(duì)，馬科維茨建議給每項(xiàng)任務(wù)分配時(shí)間版塊?！拔腋嬖V人們要和自己的日程表建立健康的關(guān)系，”他講道，“如果你都不知道自己有多少時(shí)間可用，怎么去安排優(yōu)先級(jí)?你要在自己有限的工作時(shí)間里，有意識(shí)地做決定?！皹?biāo)出時(shí)間版塊能讓你更有條理，同時(shí)幫你給各項(xiàng)任務(wù)設(shè)置了微觀的截止時(shí)間。記得留出空白時(shí)間給無(wú)可避免的危機(jī)和干擾，以及可能需要延長(zhǎng)工作時(shí)間的任務(wù)。

6.Pull,don'tpush

6.提取信息，而非推送

Mostofusarebombardedwithemails,calls,andrequeststhatdon'tnecessarilyneedourattentionthatmoment--oreventhatday.

我們中的大多數(shù)人，每天都被郵件、電話和要求轟炸，而這些大都是不需要我們當(dāng)下——或者甚至當(dāng)天就去注意。

"Peoplepushinformationonuswhenit'sready,notwhenweneedit,"saysMarkovitz.Instead,Markovitzsuggestspullinginformationwhenneededratherthanpassivelyreceivingitanytime.

“人們?cè)跍?zhǔn)備就緒時(shí)講信息推向我們，而不是在我們需要的時(shí)候，”馬科維茨講道。與此相對(duì)，馬科維茨建議在需要的時(shí)候去提取信息，而不是任何時(shí)候都被動(dòng)地接收信息。

Howtopull,notpush?Ifaprojectisplicatedandinvolvesmultiplepeople,talkaboutitinsteadofemailing.Don'tconstantlycheckandrespondtoemails–processmessagesinbatches,likeonceeverythreehours.Createanemailsignaturethatsaysyoudon'thavetimetorespondtoeverything,andifit'surgent,tocall.Thesamegoesformeetings:Doyoureallyneedtobethere?"Youneedtosetexpectations,"saysMarkovitz."Youneedtoslowdowntheavalancheofinformationingatyou.

"怎樣去提取，而不是推送呢?當(dāng)項(xiàng)目本身復(fù)雜同時(shí)有多方人員參與時(shí)，與其發(fā)郵件，不如口頭交流。不要頻繁地查看和回復(fù)郵件——批量處理信息，比如每三小時(shí)一次。創(chuàng)建一個(gè)電子簽名，說(shuō)明你沒(méi)有時(shí)間回復(fù)所有郵件，有緊急事件請(qǐng)打電話。開(kāi)會(huì)也一樣：你一定要在場(chǎng)么?“你需要設(shè)定期望值，”馬科維茨講道。“你需要放慢奔涌而來(lái)的信息?！?/p>

7.Limityourchoices

7.限制你的日常選擇

Whileyoucan'tchangethenumberofdecisionsyoumakeforyourjob,youcanlimitdailychoicesathome.Forinstance,PresidentObamawearsonlyblueorgraysuitstocurbunnecessarydecisions.Healsouses"decision"memoswiththreecheckboxes:agree,disagreeanddiscuss.

你無(wú)法改變出于工作需求所做的決定數(shù)量，卻可以限制自己在家的選擇。比如，奧巴馬總統(tǒng)只穿藍(lán)色和灰色西裝以避免不必要的選擇。他也使用只有三個(gè)選項(xiàng)的“決定”便箋：同意，不同意和再議。

"Toomuchchoiceisparalyzing,"saysSheenaIyengar,aColumbiaUniversitybusinessprofessor."Youwalkintoyourofficeandabazillionpeoplewilleatyoufromeveryside--emails,calls,meetings.Askyourself:Areyoubeingproactiveorjustreacting?Ifyou'rereacting,thenhalfthedaygoesbybeforeyousay,'Waitaminute,whatamIsupposedtobeworkingon?'"Establishroutinesthatletyoufocusonwhatyouneedtodofirst.

“選擇太多讓人不知所措，”哥倫比亞大學(xué)商業(yè)學(xué)教授席娜·艾揚(yáng)格講道。“你走進(jìn)辦公室，一大撥人從四面八方向你襲來(lái)——通過(guò)郵件，電話和會(huì)議。問(wèn)問(wèn)你自己：現(xiàn)在的你，是主動(dòng)的，還是只在被動(dòng)接收?如果你實(shí)在被動(dòng)反應(yīng)，那么在你講“等等，我該干什么來(lái)著?”之前，大半天已經(jīng)過(guò)去了。建立例行程序，讓自己首先集中在需要做的事情上。

8.Prepthenightbefore

8.前一天做好準(zhǔn)備

Whileit'simportanttogetagoodnight'ssleep,thetimejustbeforebedisidealforgettingyourthoughtstogetherforthenextday--andnotjustbecauseitlessenswhatyouhavetodotomorrow.

好的睡眠固然重要，然而睡前時(shí)間是為第二天整理思緒的理想時(shí)段——不僅僅因?yàn)檫@樣做可以減輕明天的工作任務(wù)。

Scansofsleepingpeopleshowourbrainsworkonsolvingproblemswhenwe'renotawake,soreviewingalittleworkbeforebedhelpsimprintonyourbrainexactlywhatneedstobesolved."We'veallhadthatahamomentintheshowerthenextmorning,"saysCreswell."That'sbecauseyou'velettheunconsciousmindoperateorganicallyontheimprintedinformation."Butavoidoverlystressfulprojectsbeforebed,whichmaycauseyoutotossandturnwithworry.Anddon'tworkonanythingwithascreenwithinanhourofbed:Studiesshowthebluelightinscreenscanleadtofitfulsleep.

對(duì)入睡后人們的大腦掃描顯示：在我們沒(méi)醒著的時(shí)候，大腦在自行解決問(wèn)題，因此睡前小小地回顧下工作可以幫助大腦留下印象，知道在睡眠階段應(yīng)該解決什么問(wèn)題?！暗诙烨宄肯丛钑r(shí)，我們都有過(guò)靈光乍現(xiàn)的瞬間，”克雷斯韋爾講道?！澳鞘且?yàn)槟阕尨竽X在留下信息印象之后無(wú)意識(shí)地運(yùn)轉(zhuǎn)了?！钡潜苊庠谒叭ハ雺毫艽蟮捻?xiàng)目，這樣做可能會(huì)讓你輾轉(zhuǎn)憂慮。而且，睡前一小時(shí)不要對(duì)著屏幕做事：研究顯示屏幕輻射出的藍(lán)光會(huì)讓睡眠斷斷續(xù)續(xù)。